Datenschutz

 

Sprechen Sie uns an!

Datenschutzerklärung Meldeplattform Hinweisgeberschutzgesetz

Wir als verantwortliches Unternehmen nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten – sofern welche im Rahmen Ihrer Meldung und der Kommunikation über die von uns bereitgestellte Plattform entstehen - vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Die nachfolgende Erklärung dient im Interesse datenschutzrechtlicher Transparenz dazu, die von uns verwendete Meldeplattform zu erläutern und den Hinweisgeber-/Innen (die nachfolgend verwendete männliche Form meint auch Hinweisgeberinnen) bei Nutzung dieses Systems über den Umgang mit eingegangenen Hinweismeldungen und über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung von Daten zu informieren.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Autozentrum Limbach-Oberfrohna GmbH
Chemnitzer Straße 52
09212 Limbach-Oberfrohna
+49 3722 7194
info@mblo.de

nachstehend Unternehmen/wir genannt –

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen o. ä.) entscheidet.
Dabei bedient sich die verantwortliche Stelle eines Dienstleisters, welcher als Auftragsverarbeiter die Meldeplattform zur Verfügung stellt. Die product citchen GmbH  (im Folgenden Betreiber genannt) betreibt als neutrale vertrauenswürdige und sichere Instanz die Meldeplattform unseres Hinweisgebersystems. Die hier erfassten und gespeicherten Daten werden an uns verschlüsselt übertragen.

Beschreibung des Verarbeitungsprozesses

Für Unternehmen können interne Missstände, insbesondere Kriminalität innerhalb der Organisation bedrohliche Folgen haben. Zur Unterstützung der Einrichtung von Hinweisgebersystemen und dem Schutz der Hinweisgeber, ist am 23.10.2019 die EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, in Kraft getreten. Das Hinweisgebersystem ermöglicht die anonyme Kommunikation mit dem Hinweisgeber (engl. Whistleblower) über eine sichere, webbasierte Meldeplattform.
Wir sind davon überzeugt, dass ein Hinweisgebersystem uns dabei unterstützt, Schwachstellen und Missstände schnell zu erkennen und so unmittelbar zu einem nachhaltigen Unternehmenserfolg beiträgt.

Welche personenbezogenen Daten werden erhoben?

Es werden nur personenbezogene Daten erhoben, die der Hinweisgeber bewusst mitteilt:
Name
E-Mail-Adresse
Weitere personenbezogene Daten, die im Rahmen der Beschreibung des Hinweises entstehen.

Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der von Ihnen bewusst mitgeteilten personenbezogener Daten, um Verstöße innerhalb unseres Unternehmens zu vermeiden und aufzudecken, um die Rechtmäßigkeit interner Verfahren zu prüfen und um unsere Integrität zu schützen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten (des Hinweisgebers sowie der von der Meldung betroffenen Person) ergibt sich somit aus Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG, Art. 88 DSGVO:
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ergibt sich darüber hinaus aus einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 25a Abs. 1 Satz 6 Nr. 3 KWG.
Soweit der Hinweisgeber seine Identität gewollt oder bewusst preisgeben möchte, ist die Rechtsgrundlage für diese Angaben eine Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO (bewusste Aufhebung der Anonymität im Meldeformular). Sie haben das Recht Ihre Einwilligung jederzeit gem. Art. 7 Abs. 2 DSGVO zu widerrufen, wobei dies jedoch faktisch nur bis zu einem Monat nach erfolgter Meldung wirksam möglich wäre, da die beschuldigte Person gem. Art. 14 Abs. 3 lit. a) DSGVO spätestens einen Monat nach der Meldung über die Verarbeitung seiner Daten und über die Identität des Hinweisgebers informiert werden muss.
Zweckbestimmung
Das Hinweisgebersystem steht Mitarbeitern unseres Unternehmens und Dritten (z.B. Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten, Mitarbeiter verbundener Unternehmen) zur Hinweismeldung zur Verfügung.
Das Hinweisgebersystem dient der Entgegennahme und Aufklärung von schwerwiegenden Verdachtsfällen über Verstöße gegen das Unionsrecht nach EU-Richtlinie 2019/1937, insbesondere über strafbare Handlungen, die zu einer Gefährdung unseres Unternehmens führen können als auch zur Aufnahmen von allgemeinen Prozessmängel und Schwachstellen, die einen entsprechenden Handlungsbedarf erfordern.
Hierzu zählen u.a. Verstöße in den Bereichen:
Rechnungswesen, Prüfungen und interne Finanzkontrollen (z.B. Unregelmäßigkeiten in der Buchführung, Rechnungslegung und Abschlussprüfung, finanzielles Fehlverhalten bei internen Kontrollen)
Unternehmensintegrität (z.B.: Bestechung, Korruption und Betrug, Geschenke und Bewirtung, Dokumentenfälschung, Interessenkonflikte, Wettbewerb und Kartellrecht, Vertraulichkeit und Datenschutzverstöße)
Umwelt, Gesundheit und Sicherheit (z.B.: Verstöße gegen Umweltvorschriften sowie Arbeits- und Gesundheitsschutzvorschriften; inklusive Körperverletzungen und Missbrauch)
Personalwesen, Diversität und Respekt am Arbeitsplatz (z.B.: Diskriminierung, (sexuelle) Belästigung und Mobbing, Menschenrechtsverletzungen, Kompensationen, allgemeine Personalangelegenheiten, Fehlverhalten oder unangemessenes Verhalten)
Missbrauch/Veruntreuung von Vermögenswerten oder Dienstleistungen (z.B. unerlaubte Nutzung von unternehmenseigenen Ressourcen oder Ausrüstungen aus nicht-geschäftlichen Gründen, Diebstahl von Unternehmenseigentum, Arbeitszeitbetrug)
Sonstiges (Sonstige Verstöße gegen Vorschriften, Gesetze und Richtlinien, allgemeine Verbesserungsvorschläge und neue Ideen)

Ziel ist es, die Daten der Hinweisgeber unter Wahrung ihrer Anonymität zu verarbeiten. Das Hinweisgebersystem erhebt Daten über die Art der generellen Systemnutzung. Diese umfassen die Anzahl der Meldungen zu bestimmten Kategorien und Informationen zur Meldungsbearbeitung. Durch das Hinweisgebersystem können keine statistischen Auswertungen erfolgen, welche Rückschlüsse auf einen einzelnen Benutzer zulassen. Das Hinweisgebersystem stellt eine internetbasierte Alternative zu den üblichen Kommunikationswegen und/oder den unternehmensinternen Funktionsträgern dar und fragt daher nicht zwingend personenbezogenen Daten beim Hinweisgeber ab. Die Eingabe personenbezogener Daten des Hinweisgebers in das Hinweisgebersystem erfolgt auf freiwilliger Basis.

Speicherung personenbezogener Daten des Hinweisgebers

Anonymitätsgarantie: Das Nutzerverhalten wird durch das Hinweisgebersystem anonymisiert erfasst. Freiwillig angegebene persönliche Daten können von Hinweisgebern über die Hinweisnachverfolgung jederzeit eingesehen werden.
Eine weitergehende Auskunft über die im Hinweisgebersystem (Meldeplattform) gespeicherten personenbezogenen Daten ist technisch nicht möglich. Alle eingegebenen Daten des Hinweisgebers werden individuell verschlüsselt in einer Datenbank gespeichert. Weder Administratoren, Webseitenbetreiber oder sonstige Personen haben die Möglichkeit, Zugriff auf den Inhalt der vom Hinweisgeber hinterlegten, personenbezogenen Daten zu erlangen.

Speicherung personenbezogener Daten der vom Hinweis betroffenen Person Für den Fall, dass personenbezogene Daten gespeichert werden, wird der davon Betroffene über die Verarbeitung und Nutzung dieser Daten informiert, sobald davon keine Gefahr für die Sachverhaltsaufklärung besteht. Der von der Meldung Betroffene hat in diesem Fall auch einen Anspruch auf Auskunft der über ihn gespeicherten personenbezogenen Daten. Die Identität des Hinweisgebers bleibt von diesem Auskunftsrecht vorbehaltlich der vorstehenden Regelungen grundsätzlich ausgenommen.

Weitergabe der personenbezogenen Daten

Bei der Meldung von Verstößen gegen Verhaltensweisen erhalten die dafür vorgesehene Abteilung (bspw. Revision, Compliance sowie ggf. involvierte Konzernunternehmen) die personenbezogenen Daten zur weiteren internen Verarbeitung.
Bitte beachten Sie, dass gem. Art. 14 DSGVO innerhalb eines Monats nach der Meldung von Missständen ohne Kenntnis der betroffenen Person, diese gegebenenfalls unter Preisgabe der Identität des Hinweisgebers informiert werden muss.
Darüber hinaus verarbeitet der Betreiber der Meldeplattform unseres digitalen Meldesystems Ihre personenbezogenen Daten als von uns eingesetzter Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Dabei werden seitens des Betreibers hinreichende Garantien dafür geboten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Personen gewährleistet ist.

Eine Beschlagnahmefreiheit kann nicht zugesichert werden. Mit Beschluss Landgerichts Bochum vom 16.03.2016 wurde ausdrücklich eine Beschlagnahme durch die Staatsanwaltschaft zum Zwecke der Erforschung der Identität eines Hinweisgebers zugelassen.

Wahrung der Betroffenenrechte

Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die in der Meldung genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Nach Art. 15 DSGVO hat die betroffene Person, sowohl der Hinweisgeber als auch die beschuldigte Person, Anspruch auf Auskunft der zu Ihrer Person gespeicherten Daten, auch, soweit sie sich auf Herkunft und Empfänger beziehe. Es besteht jedoch keine Auskunftsverpflichtung, soweit durch die Auskunft Informationen offenbart würden, die wegen überwiegenden berechtigten Interessen eines Dritten geheim gehalten werden müssen, § 29 Abs. 1 Satz 2 BDSG. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten noch erforderlich sind; insbesondere für die Bearbeitung einer Meldung. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Für weitere Fragen und die Möglichkeit Ihre Rechte geltend zu machen, können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.
Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Löschung & Änderung

Hinweisgeber und Betroffene haben bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, unrichtige Daten korrigieren, ändern, sperren oder löschen zu lassen. Es gelten die gesetzlichen Löschfristen. Sollten Hinweisgeber im Dialog personenbezogene Daten übermittelt haben, werden diese so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des gemeldeten Sachverhaltes erfordert. Nach Abschluss der Meldungsbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Zur Wahrung der Integrität der Daten werden von der Anwendung und der Datenbank regelmäßig Sicherungen durchgeführt. Die Aufbewahrungszeit einer Sicherung beträgt maximal einen Kalendermonat. Ältere Sicherungen sowie alle entsprechenden Kopien werden automatisch gelöscht.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von http:// auf https:// wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Datenschutzbeauftragter

Gesetzlich vorgeschriebener Datenschutzbeauftragter

datenschutz@swmb.de +49 371 5223-654

Jetzt online Termin vereinbaren!

Termin vereinbaren